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Arbeiten mit Word

Serienbriefe in Word 2003

Geburtstagseinladungen, Dankesschreiben oder Weihnachtskarten - wenn der Inhalt gleich bleibt, Elemente wie Anrede, Namen oder Adresse aber variieren sollen, ist ein Serienbrief die Lösung. Wie Sie diesen erstellen? Ganz einfach! Der Aufgabenbereich Seriendruck erklärt Ihnen in Word 2003 Schritt für Schritt, welche Aktionen Sie durchführen müssen.

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Seriendruck. 

2. Klicken Sie unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf Briefe. Das aktive Dokument wird zum Hauptdokument. Ein Hauptdokument ist das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, wie z.B. der Absender in einem Serienbrief.

3. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

Vorschau auf Inhalte vor dem Öffnen von Dokumenten in Word 97 und 2000

So zeigen Sie die Vorschau auf Dokumentinhalte an

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen.
2. Wählen Sie im Feld Suchen in das Laufwerk mit der Datei aus, die Sie in der Vorschau anzeigen möchten.
3. Klicken Sie in der Ordnerliste auf die anzuzeigende Datei.
4. Führen Sie im Dialogfeld Öffnen einen der folgenden Schritte aus:

Klicken Sie in Word 97 auf Vorschau.

Klicken Sie in Word 2000 auf den Pfeil neben dem Menü Ansichten und dann auf Vorschau.

Ändern der Farbe der wellenförmigen Unterstreichung in Word 2002

Die Möglichkeit, die Farbe der wellenförmigen Unterstreichung zu ändern, die eventuelle Schreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler kennzeichnet, ist eine wichtige Komponente der Eingabehilfen. Microsoft Word 2002 enthält eine Vorlage namens Support.dot, in der Makros gespeichert sind, mit denen Sie diese Änderung rasch durchführen können.
Installieren der Datei Support.dot

Die Datei Support.dot wird bei einer Standardinstallation von Microsoft Office XP oder Word 2002 nicht automatisch mitinstalliert. Um die Makros in der Vorlage nutzen zu können, müssen Sie diese also zuerst installieren.
So installieren Sie die Datei Support.dot

1. Klicken Sie im Microsoft Office-Setup-Assistenten auf das Pluszeichen (+) neben Microsoft Word für Windows und dann auf das Pluszeichen (+) neben Assistenten und Vorlagen.

Anmerkung Weitere Informationen zum Installieren oder Deinstallieren einzelner Komponenten finden Sie in der Hilfe zu dem betreffenden Office XP-Programm.
2. Klicken Sie auf den Pfeil neben Weitere Vorlagen und Makros und dann auf Vom Arbeitsplatz starten.
3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Ausführen des Registry-Optionen-Makros

Nachdem Sie die Datei Support.dot installiert haben, können Sie sie in Word 2002 öffnen und unter Verwendung des Registry-Optionen-Makros die gewünschten Änderungen vornehmen.
So ändern Sie die Farbe der wellenförmigen Unterstreichung

1. Öffnen Sie die Datei Support.dot. Diese sollte sich im Ordner Programme\Microsoft Office\Office10\Makros befinden.
2. Falls das Dialogfeld Sicherheitswarnung angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Makros aus dieser Quelle immer vertrauen und klicken auf Makros aktivieren.

Anmerkung Wenn auf Ihrem System eine zu niedrige Sicherheitsstufe eingestellt ist, wird keine Meldung angezeigt und keine Signaturprüfung durchgeführt, und die Makros werden automatisch aktiviert. Verwenden Sie eine niedrige Sicherheitsstufe nur dann, wenn Sie sicher sind, dass alle Makros in Ihren Dateien aus vertrauenswürdigen Quellen stammen.
3. Nachdem Sie die Anweisungen in der Vorlage gelesen haben, blättern Sie zu der Tabelle der Makros und klicken auf Registry-Optionen.
4. Führen Sie in der Liste Option auf der Registerkarte Word-Optionen einen der folgenden Schritte aus:
* Um die Farbe der Unterstreichung für mögliche Rechtschreibfehler zu ändern, klicken Sie auf SpellingWavyUnderlineColor.
* Um die Farbe der Unterstreichung für mögliche Grammatikfehler zu ändern, klicken Sie auf GrammarWavyUnderlineColor.
* Um die Farbe der Unterstreichung für mögliche Formatierungsfehler zu ändern, klicken Sie auf FormatConsistencyWavyUnderlineColor.
5. Klicken Sie auf Farbe wählen.
6. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus, und klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie auf Ändern.
8. Word 2002 zeigt ein Dialogfeld an, in dem die Änderung in der Registrierung bestätigt wird und Sie aufgefordert werden, einen Neustart durchzuführen. Klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie auf Beenden, und starten Sie Word 2002 neu.
Die wellenförmige Unterstreichung, die Sie geändert haben, wird in der ausgewählten Farbe angezeigt.

Um die Farbe weiterer Unterstreichungen zu ändern, wiederholen Sie die obigen Schritte, wobei Sie in Schritt 4 die gewünschte Option auswählen.

Verwenden von Wasserzeichen in einem Word 2002-Dokument

Um das Wasserzeichen anzuzeigen, müssen Sie die Seitenlayoutansicht verwenden.

1. Zeigen Sie im Menü Format auf Hintergrund, und klicken Sie dann auf Gedrucktes Wasserzeichen.
2. Klicken Sie auf Gedrucktes Wasserzeichen und dann auf Bild auswählen. Wählen Sie das gewünschte Bild aus, und klicken Sie dann auf Einfügen.
3. Wählen Sie eventuelle zusätzliche Optionen aus, z. B. Skalieren, um die Größe des Bildes zu ändern, oder Auswaschen, um das Bild aufzuhellen, und klicken Sie dann auf Übernehmen.
4. Um ein Wasserzeichen so anzuzeigen, wie es auf der gedruckten Seite aussehen wird, verwenden Sie die Seitenlayoutansicht.

Wasserzeichen sind für gedruckte Dokumente entworfen und sind in der Normal- oder Weblayoutansicht nicht sichtbar. Wenn Sie einem Dokument einen Hintergrund zuweisen möchten, der einem Wasserzeichen ähnlich ist, wenden Sie einen Hintergrund oder ein Design an. Zeigen Sie dazu im Menü Format auf Hintergrund, und klicken Sie dann auf eine Farbe oder auf Fülleffekte, oder wählen Sie für ein Design im Menü Format den Befehl Design.

Deaktivieren von Funktionen in Word 2002, mit denen verborgene Informationen gespeichert werden

Bestimmte Arten von "verborgenen" Informationen können von Benutzern leichter entdeckt werden als andere. So werden z. B. mit der Funktion für die Versionskontrolle frühere Versionen eines Microsoft Word 2002-Dokuments in der gleichen Datei gespeichert. Sie können diese früheren Versionen über Menübefehle in dem Dokument öffnen. Allerdings können andere Personen, die dieses Dokument in einem Texteditor oder einem einfachen Binärdateieneditor öffnen, die "verborgenen" Informationen entdecken, die durch die Erstellung von Zufallszahlen zur Verbesserung der Zusammenführung oder durch die aktivierte Option Schnellspeicherung zulassen (Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Speichern) in dem Dokument zurückgelassen wurden.
Versionskontrolle

In einem Dokument, das mehrere Versionen enthält, wird auf der Statusleiste das Symbol Versionen angezeigt, wie unten dargestellt.



Wenn andere Benutzer frühere Versionen des Dokuments nicht lesen können sollen, müssen Sie die Versionskontrolle deaktivieren und dann die früheren Versionen aus dem Dokument entfernen.

Ausblenden/Deaktivieren der automatischen Speicherung von Versionen

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Versionen.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Version automatisch speichern.
3. Klicken Sie auf Schließen.

Ausblenden/Entfernen von früheren Versionen

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Versionen.
2. Klicken Sie auf die Dokumentversion, die Sie löschen möchten.
3. Wenn Sie mehrere Versionen auswählen möchten, halten Sie die Taste STRG gedrückt, während Sie auf die einzelnen Versionen klicken.
4. Klicken Sie auf Löschen.

Schnellspeicherung

Die Option Schnellspeicherung zulassen beschleunigt das Speichern eines Dokuments, indem nur die Änderungen gespeichert werden, die an dem Dokument vorgenommen wurden. Diese Änderungen werden an das Ende des Dokuments angehängt. Wenn Sie eine vollständige Speicherung durchführen (Menü Datei, Befehl "Speichern"), werden die Änderungen in das Dokument integriert, und die angehängten Textteile werden gelöscht.

Wenn nun ein anderer Benutzer Ihre Datei in einem Texteditor öffnet, bevor eine vollständige Speicherung erfolgte, könnten einige dieser angehängten Änderungen sichtbar sein.

Ausblenden/Deaktivieren der Schnellspeicherung und Durchführen einer vollständigen Speicherung

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen.
3. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.

Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführung

Wenn Sie Dokumente miteinander vergleichen und zusammenführen, werden die zusammengehörenden Dokumente in Word 2002 mit Hilfe von Zufallszahlen verwaltet. Diese Zahlen sind zwar verborgen, können aber u. U. als Indikator dafür benutzt werden, dass zwei Dokumente zusammengehören. Wenn Sie festlegen, dass diese Zahlen nicht gespeichert werden, ist das Zusammenführungsergebnis nicht optimal.

Ausblenden/Zufallszahl nicht speichern

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Sicherheit.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern.

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Excel

Excel für Schnelle

Eingeben von Zahlen, Text, Datums- oder Zeitangaben

1. Klicken Sie auf die Zelle, in die Sie Daten eingeben möchten.
2. Geben Sie die Daten ein, und drücken Sie die EINGABETASTE oder TAB.

Zahlen und Text in einer Liste

1. Geben Sie Daten in eine Zelle in der ersten Spalte ein, und drücken Sie dann TAB, um zur nächsten Zelle zu wechseln.
2. Am Ende der Zeile drücken Sie die EINGABETASTE, um zum Anfang der nächsten Zeile zu springen.
3. Wird die Zelle am Beginn der nächsten Zeile nicht aktiv, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Bearbeiten.

Datumsangaben Geben Sie ein Datum mit Punkt, Schräg- oder Bindestrich ein, z. B. 5/9/2002 oder 5-Sep-2002. Um das aktuelle Datum einzugeben, drücken Sie STRG+. (Punkt).

Zeitangaben Um eine Uhrzeit einzugeben, die auf der 12-Stunden-Anzeige basiert, geben Sie im Anschluss an die Uhrzeit ein Leerzeichen gefolgt von a oder p ein, z. B. 9:00 p. Andernfalls zeigt Microsoft Excel die Uhrzeit im 24-Stunden-Format an. Um die aktuelle Uhrzeit einzugeben, drücken Sie STRG+UMSCHALT+: (Doppelpunkt).

Eingeben von Zahlen mit einer festgelegten Anzahl von Dezimalstellen oder nachfolgenden Nullen

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Bearbeiten.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feste Dezimalstelle setzen.
3. Geben Sie im Feld Stellenanzahl eine positive Zahl für die Stellen nach dem Dezimalkomma oder eine negative Zahl für die Stellen vor dem Dezimalkomma ein.

Wenn Sie beispielsweise 3 im Feld Stellenanzahl eingeben und dann 2834 in der Zelle eingeben, ist der Wert 2,834. Wenn Sie -3 im Feld Stellenanzahl eingeben und dann 283 eingeben, ist der Wert 283000.

Daten, die Sie vor dem Aktivieren des Kontrollkästchens Feste Dezimalstelle setzen eingegeben haben, sind davon nicht betroffen.

Drucken Sie ein Arbeitsblatt auf einer Seite aus

Nicht immer passt der Inhalt einer Datei auf Anhieb auf eine ausgedruckte Seite. Mit einigen wenigen Schritten können Sie das Format aber ganz einfach anpassen:

1. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten und dann auf die Registerkarte Papierformat. 
3. Klicken Sie unter Skalierung auf Anpassen. 
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 

Drucken eines an die Papierbreite angepassten Arbeitsblattes
Geben Sie in das erste Feld neben Anpassen den Wert 1 ein (für 1 Seite breit). 
Löschen Sie im zweiten Feld neben Anpassen den Wert, sodass die Anzahl der Seiten in der Höhe nicht angegeben ist.
Ein Arbeitsblatt auf einer bestimmten Anzahl von Seiten drucken
Geben Sie in die Felder neben Anpassen die Anzahl der Seiten an, auf denen das Arbeitsblatt gedruckt werden soll.

Anmerkungen
Bei Verwenden der Option Anpassen werden in Microsoft Excel keine manuellen Seitenumbrüche berücksichtigt. Wenn Sie die Werte der Option Anpassen ändern, wird das auszudruckende Bild von Excel entweder verkleinert oder bis auf 100% vergrößert. Um zu sehen, in welchem Maße das Bild an die neuen Werte angepasst wird, klicken Sie auf OK und anschließend im Menü Datei auf Seite einrichten. Das Feld Verkleinern/Vergrößern auf der Registerkarte Papierformat zeigt den Prozentsatz, um den die Seite angepasst wird. 

Die angegebene Seitenanzahl wird beim Drucken der Daten nicht überschritten. Microsoft Excel stellt die Daten nicht vergrößert dar, um die Seiten zu füllen. 

Dropdownlisten in Excel anlegen

1. Geben Sie die Einträge für die Dropdownliste in einer einzelnen Spalte oder Zeile ein. Die Liste darf keine leeren Zellen enthalten.

2. Markieren Sie die Zelle, in der die Dropdownliste eingefügt werden soll.

3. Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit und dann auf die Registrierkarte Einstellungen.

4. Klicken Sie im Feld Zulassen auf Liste.

5. Wenn sich die Liste in demselben Arbeitsblatt befindet, geben Sie im Feld Quelle einen Bezug auf die Liste ein.

Wenn sich die Liste an einer anderen Stelle befindet, geben Sie den Namen, den Sie für die Liste definiert haben, im Feld Quelle ein.

Stellen Sie dem Bezug bzw. dem Namen ein Gleichheitszeichen (=) voran.

6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zellendropdown aktiviert ist.

7. Geben Sie an, ob die Zelle leer bleiben kann: Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren.

8. Um optionale Eingabeanweisungen anzuzeigen, wenn auf die Zelle geklickt wird, klicken Sie auf die Registerkarte Eingabemeldung, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird aktiviert ist, und geben Sie dann den Titel und den Text für die Meldung ein.

9. Legen Sie fest, wie Microsoft Excel reagiert, wenn ungültige Daten eingegeben werden.

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Powerpoint

Verwenden von Hoch- und Querformat in derselben Präsentation

Für Folienlayouts ist standardmäßig das Querformat vorgesehen. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie am besten wie folgt vor:

1. Verschieben Sie die Folien, die Sie im Hochformat ausrichten möchten, in eine neue Präsentationsdatei.
. Wählen Sie in der Normalansicht (Ansicht: Eine Art, den Inhalt einer Präsentation anzuzeigen und dem Benutzer die Mittel zur Interaktion mit der Präsentation zur Verfügung zu stellen.) auf der Registerkarte Folien die Folien aus, die Sie ändern möchten.
. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Ausschneiden.
. Öffnen Sie eine neue, leere Präsentation.
. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Einfügen.

2. Ändern Sie die Orientierung der Folien in der Präsentation.
. Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten, und klicken Sie unter Orientierung für Folien auf Hochformat.
. Speichern Sie die neue Präsentation.

3. Erstellen Sie eine Verknüpfung von der ursprünglichen Präsentation zu der neuen Präsentation.
. Markieren Sie den Text oder das Objekt, der bzw. das als Verknüpfung zu der neuen Präsentation dienen soll.
. Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf Aktionseinstellungen.
. Klicken Sie auf Hyperlink zu, und klicken Sie dann in der Liste auf Andere PowerPoint-Präsentation.
. Suchen Sie nach der neuen Präsentation, und klicken Sie dann auf OK.

4. Erstellen Sie eine Verknüpfung von der neuen Präsentation zurück zu der ursprünglichen Präsentation. 
. Markieren Sie den Text oder das Objekt, auf den bzw. das geklickt werden soll, um zu der ursprünglichen Präsentation zurückzukehren.
. Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf Aktionseinstellungen.
. Klicken Sie auf Hyperlink zu, und klicken Sie dann in der Liste auf Andere PowerPoint-Präsentation.
. Suchen Sie nach der ursprünglichen Präsentation, und klicken Sie dann auf OK.
. Wählen Sie in der Liste Folientitel den Folientitel aus, zu dem Sie in der ursprünglichen Präsentation eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
.Speichern Sie beide Präsentationsdateien. 

Anmerkung Zur Vorführung dieser Bildschirmpräsentation benötigen Sie immer beide Präsentationsdateien. Die Dateien müssen sich zudem in denselben Verzeichnissen befinden, aus denen Sie die Dateien beim Einrichten der Verknüpfungen ausgewählt haben.

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Access

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Outlook

So reparieren Sie Ihren Posteingang

Wenn Sie Ihre Persönliche Ordner-Datei (PST) oder Ihre Offlineordnerdatei (OST) nicht öffnen können oder eine Beschädigung der PST- oder OST-Datendatei vermuten, können Sie die Anwendung Posteingang reparieren (Scanpst.exe) verwenden, um Fehler in der Datei zu diagnostizieren und zu reparieren.

· Beenden Sie Microsoft Outlook, wenn es geöffnet ist. 

· Doppelklicken Sie auf Scanpst.exe. Die Datei befindet sich im Ordner Laufwerk:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI\LocaleID, wobei LocaleID der Zahl für den Locale Identifier (LCID) der Installation von Microsoft Office entspricht. Die LCID für Deutschland lautet 1031. 

· Geben Sie im Feld Geben Sie die zu prüfende Datei an den Namen der PST- oder OST-Datei ein, die Sie überprüfen möchten, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen. 

· Um die Prüfungsprotokolloptionen anzugeben, klicken Sie auf Optionen, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus. 

· Klicken Sie auf Starten. 

· Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist und Fehler gefunden wurden, werden Sie aufgefordert, den Reparaturvorgang zu starten. Um den Namen oder den Speicherort der während des Reparaturvorgangs erstellten Sicherungsdatei zu ändern, geben Sie im Feld Name der Sicherungsdatei eingeben einen neuen Namen ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen. 

· Klicken Sie auf Reparieren. 

· Starten Sie Outlook mithilfe des Profils, das die PST-Datei enthält, die Sie repariert haben. 

· Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste. In der Ordnerliste wird möglicherweise ein Ordner Wiederhergestellte Persönliche Ordner mit den Standardordnern von Outlook oder ein Ordner Elemente ohne Zuordnung angezeigt. Die wiederhergestellten Ordner sind normalerweise leer, weil es sich dabei um eine neu erstellte PST-Datei handelt. Der Ordner Elemente ohne Zuordnung enthält Ordner und Elemente, die die Anwendung Posteingang reparieren wiederhergestellt hat. Elemente, die im Ordner Elemente ohne Zuordnung fehlen, konnten nicht repariert werden.

· Wenn ein Ordner Wiederhergestellte Persönliche Ordner angezeigt wird, können Sie eine neue PST-Datei erstellen, und die Elemente aus dem Ordner Elemente ohne Zuordnung anschließend in die neue PST-Datei ziehen. Wenn Sie alle Elemente verschoben haben, können Sie die PST-Datei Wiederhergestellte Persönliche Ordner und den Ordner Elemente ohne Zuordnung wieder aus Ihrem Profil entfernen.

Erstellen und Verwenden von Signaturen

Eine E-Mail-Signatur besteht aus Texten und/oder Bildern. Wenn Sie eine Signatur erstellt haben und diese verwenden möchten, wird sie automatisch von Microsoft Outlook zu Ihren abgehenden Nachrichten hinzugefügt.

Sie können benutzerdefinierte Unterschriften für unterschiedliche Empfänger Ihrer Nachrichten erstellen.

1. Klicken Sie in Microsoft Word im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Allgemein.

2. Klicken Sie auf E-Mail-Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Signatur. 

3. Geben Sie im Feld Geben Sie den Titel für Ihre E-Mail-Signatur ein oder wählen Sie aus der Liste einen Namen für die Signatur ein. 

4. Geben Sie unter Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur den Text und/oder die Grafiken ein, die Sie für eine Signatur verwenden möchten. Formatieren Sie den Text mithilfe der Formatsymbolleisten. 

5. Klicken Sie auf Hinzufügen. 

6. Wenn Sie eine weitere Signatur erstellen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5. 

Einfügen einer Signatur in eine Outlook-Nachricht

1. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.

2. Klicken Sie in der Liste Verfassen im Nachrichtenformat auf das Nachrichtenformat, mit dem Sie die Signatur verwenden möchten.

3. Wählen Sie unter Signatur ein E-Mail-Konto und dann die Signaturen aus, die Sie für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen verwenden möchten. Sie können jeweils verschiedene Signaturen verwenden.

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